Surat bisnis dalam bahasa inggris – Surat bisnis, pintu gerbang menuju kesuksesan dalam dunia profesional, menjadi jembatan komunikasi yang efektif dalam berbagai situasi. Baik untuk permintaan informasi, keluhan, atau ucapan terima kasih, surat bisnis yang baik haruslah ditulis dengan bahasa yang profesional dan sopan.
Artikel ini akan memandu Anda dalam memahami seluk beluk menulis surat bisnis dalam bahasa Inggris, mulai dari jenis surat, struktur, bahasa, hingga tips dan trik yang akan membantu Anda menciptakan surat bisnis yang memikat dan profesional.
Struktur Surat Bisnis
Surat bisnis adalah alat penting dalam komunikasi formal, terutama dalam dunia profesional. Memiliki struktur yang benar dan konsisten akan meningkatkan profesionalitas dan kredibilitas Anda. Berikut adalah beberapa poin penting yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat bisnis:
Format Surat Bisnis
Format surat bisnis standar biasanya terdiri dari beberapa bagian utama. Berikut adalah contoh format yang umum digunakan:
- Header: Bagian ini biasanya berisi informasi pengirim, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Biasanya diletakkan di bagian atas kiri halaman.
- Tanggal: Tanggal penulisan surat ditulis di sebelah kanan atas halaman, sejajar dengan header.
- Penerima: Informasi penerima, termasuk nama, jabatan, dan alamat, ditulis di sebelah kiri halaman, di bawah header.
- Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang formal, seperti “Dear [Nama Penerima],” atau “To Whom It May Concern.”
- Isi Surat: Ini adalah bagian inti surat yang berisi pesan utama yang ingin disampaikan. Gunakan bahasa yang profesional, jelas, dan ringkas. Hindari menggunakan bahasa gaul atau slang.
- Penutup: Ungkapkan rasa terima kasih dan/atau ajakan untuk tindakan selanjutnya. Gunakan kalimat penutup yang profesional, seperti “Sincerely,” atau “Best regards.”
- Tanda Tangan: Tulis nama lengkap Anda di bawah kalimat penutup, lalu tandatangani surat dengan tinta.
- Nama Ketik: Ketik nama lengkap Anda di bawah tanda tangan Anda.
Contoh Pembuka Surat Bisnis
Berikut adalah beberapa contoh pembuka surat bisnis yang profesional:
- “I am writing to express my interest in the [posisi pekerjaan] position advertised on your website.” (Untuk surat lamaran pekerjaan)
- “This letter is to confirm our meeting scheduled for [tanggal] at [waktu] to discuss [topik].” (Untuk surat konfirmasi pertemuan)
- “Thank you for your recent inquiry regarding [produk/layanan].” (Untuk surat balasan pertanyaan)
Bagian-Bagian Utama Surat Bisnis Formal
Surat bisnis formal umumnya memiliki beberapa bagian utama yang harus disertakan:
- Judul Surat: Judul surat yang jelas dan singkat akan membantu penerima memahami isi surat dengan cepat. Contoh: “Surat Lamaran Pekerjaan”, “Surat Permohonan Informasi”, “Surat Permintaan Penawaran Harga”.
- Tujuan Surat: Jelaskan dengan singkat tujuan surat, apa yang ingin Anda capai dengan surat ini. Misalnya, “Surat ini bertujuan untuk menyampaikan informasi mengenai…”, “Tujuan surat ini adalah untuk meminta…”
- Isi Surat: Bagian ini berisi penjelasan detail tentang isi surat, argumen, fakta, data, atau informasi yang ingin disampaikan. Gunakan bahasa yang formal dan profesional. Pastikan informasi yang diberikan akurat dan mudah dipahami.
- Kesimpulan: Ringkaskan isi surat dan sebutkan tindakan yang diharapkan dari penerima surat. Misalnya, “Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.”
Contoh Surat Bisnis
Surat bisnis merupakan alat komunikasi formal yang digunakan dalam dunia profesional. Surat bisnis digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari permintaan informasi hingga keluhan terhadap produk atau layanan. Berikut ini beberapa contoh surat bisnis yang umum digunakan.
Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi digunakan untuk memperoleh informasi spesifik dari pihak tertentu. Surat ini biasanya ditujukan kepada perusahaan, organisasi, atau individu yang memiliki informasi yang dibutuhkan.
- Perihal: Permintaan Informasi tentang Produk [Nama Produk]
- Kepada Yth. [Nama Penerima],
- Dengan hormat,
- Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin meminta informasi lebih lanjut mengenai produk [Nama Produk] yang dipasarkan oleh [Nama Perusahaan Penerima].
- Kami tertarik untuk mengetahui spesifikasi, harga, dan ketersediaan produk tersebut.
- Kami harap Bapak/Ibu dapat memberikan informasi yang kami perlukan.
- Atas perhatian dan bantuannya, kami ucapkan terima kasih.
- Hormat kami,
- [Nama Pengirim]
- [Jabatan Pengirim]
- [Nama Perusahaan]
Keluhan terhadap Produk atau Layanan
Surat keluhan digunakan untuk menyampaikan ketidakpuasan terhadap produk atau layanan yang diterima. Surat ini ditujukan kepada perusahaan atau pihak yang bertanggung jawab atas produk atau layanan tersebut.
- Perihal: Keluhan terhadap [Nama Produk/Layanan]
- Kepada Yth. [Nama Penerima],
- Dengan hormat,
- Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin menyampaikan keluhan kami terkait dengan [Nama Produk/Layanan] yang kami terima pada tanggal [Tanggal Penerimaan].
- Kami mengalami [Masalah yang Dihadapi] dengan [Nama Produk/Layanan] tersebut. Hal ini menyebabkan [Dampak yang Dirasakan].
- Kami mohon agar Bapak/Ibu dapat memberikan solusi atas masalah ini. Kami berharap dapat menerima tanggapan dan tindak lanjut dari pihak Bapak/Ibu.
- Atas perhatian dan bantuannya, kami ucapkan terima kasih.
- Hormat kami,
- [Nama Pengirim]
- [Jabatan Pengirim]
- [Nama Perusahaan]
Ucapan Terima Kasih
Surat ucapan terima kasih digunakan untuk mengungkapkan rasa terima kasih atas bantuan, dukungan, atau kerja sama yang diberikan oleh pihak lain. Surat ini dapat ditujukan kepada individu, perusahaan, atau organisasi.
- Perihal: Ucapan Terima Kasih
- Kepada Yth. [Nama Penerima],
- Dengan hormat,
- Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya atas [Bantuan/Dukungan/Kerja Sama] yang telah Bapak/Ibu berikan kepada kami.
- Kami sangat menghargai [Bantuan/Dukungan/Kerja Sama] yang telah Bapak/Ibu berikan. Hal ini sangat membantu kami dalam [Tujuan yang Dicapai].
- Semoga [Bantuan/Dukungan/Kerja Sama] yang telah Bapak/Ibu berikan dapat bermanfaat bagi kita semua.
- Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
- Hormat kami,
- [Nama Pengirim]
- [Jabatan Pengirim]
- [Nama Perusahaan]
Tindakan Lanjutan
Setelah menerima surat bisnis, langkah selanjutnya adalah menanggapinya dengan tepat. Menanggapi surat bisnis dengan profesional dan tepat waktu dapat menunjukkan profesionalitas dan membangun hubungan baik dengan pihak terkait.
Menanggapi Surat Bisnis
Menanggapi surat bisnis dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung pada jenis surat yang diterima dan tujuan Anda.
- Menjawab dengan surat balasan: Ini adalah cara yang umum dan formal untuk menanggapi surat bisnis. Surat balasan harus berisi ucapan terima kasih atas surat yang diterima, pernyataan atas poin-poin penting yang disampaikan, dan tindak lanjut yang akan dilakukan.
- Menanggapi melalui telepon: Jika surat bisnis berisi pertanyaan yang mudah dijawab, Anda dapat menanggapi melalui telepon. Pastikan untuk mencatat poin-poin penting dan tindak lanjut yang disepakati.
- Menanggapi melalui email: Email dapat digunakan untuk menanggapi surat bisnis yang tidak terlalu formal. Pastikan untuk mencantumkan subjek yang jelas dan merujuk pada surat bisnis yang Anda tanggapi.
Menulis Surat Balasan
Menulis surat balasan yang profesional memerlukan beberapa hal penting.
- Format yang tepat: Gunakan format surat bisnis yang resmi, dengan kop surat, tanggal, alamat penerima, dan salam pembuka yang tepat.
- Bahasa yang sopan: Gunakan bahasa yang sopan dan formal, hindari bahasa yang kasar atau informal.
- Isi yang jelas: Jelaskan secara jelas dan ringkas tujuan Anda dalam surat balasan, termasuk tanggapan terhadap poin-poin yang disampaikan dalam surat asli.
- Tindak lanjut yang spesifik: Tentukan tindak lanjut yang akan Anda lakukan, seperti mengirim dokumen, memberikan informasi tambahan, atau menjadwalkan pertemuan.
- Penutup yang profesional: Akhiri surat dengan salam penutup yang sopan dan tanda tangan Anda.
Menyimpan dan Mengarsipkan Surat Bisnis
Menyimpan dan mengarsipkan surat bisnis dengan benar sangat penting untuk memudahkan pencarian dan referensi di masa depan.
- Sistem penyimpanan yang terstruktur: Gunakan sistem penyimpanan yang terstruktur, seperti folder atau direktori, untuk mengelompokkan surat bisnis berdasarkan jenis, tanggal, atau penerima.
- Penamaan file yang jelas: Berikan nama file yang jelas dan mudah diingat, seperti “Surat Bisnis – PT. ABC – 2023-03-15”.
- Pencatatan yang detail: Buat catatan singkat tentang isi surat bisnis dan tindak lanjut yang dilakukan, untuk memudahkan pencarian informasi di masa depan.
- Digitalisasi: Digitalisasi surat bisnis dapat membantu Anda menghemat ruang penyimpanan dan memudahkan akses. Pastikan untuk menggunakan sistem keamanan yang baik untuk melindungi data Anda.
Sumber Daya Tambahan
Sekarang setelah kamu mengetahui dasar-dasar penulisan surat bisnis, mari kita bahas beberapa sumber daya tambahan yang bisa membantumu untuk lebih mahir dalam menulis surat bisnis yang efektif.
Situs Web dan Buku
Ada banyak situs web dan buku yang bisa kamu gunakan untuk mempelajari lebih lanjut tentang penulisan surat bisnis. Berikut adalah beberapa contoh:
- Situs web:
- Purdue OWL: Situs web ini menawarkan berbagai macam sumber daya untuk penulisan profesional, termasuk panduan tentang penulisan surat bisnis. https://owl.purdue.edu/owl/general_writing/academic_writing/writing_a_business_letter/index.html
- Grammarly: Grammarly adalah alat yang berguna untuk memeriksa tata bahasa dan ejaan, serta memberikan saran tentang gaya penulisan. https://www.grammarly.com/
- The Balance: Situs web ini memiliki banyak artikel dan panduan tentang bisnis, termasuk tips tentang penulisan surat bisnis. https://www.thebalance.com/
- Buku:
- “The Elements of Style” oleh William Strunk Jr. dan E.B. White: Buku klasik ini memberikan panduan yang komprehensif tentang gaya penulisan yang baik.
- “Business Writing for Dummies” oleh George M. Tamone: Buku ini memberikan panduan praktis tentang penulisan surat bisnis, email, dan dokumen bisnis lainnya.
- Microsoft Word: Microsoft Word menyediakan berbagai macam template surat bisnis yang dapat kamu gunakan sebagai titik awal. Kamu dapat menyesuaikan template ini sesuai dengan kebutuhanmu.
- Google Docs: Google Docs juga menyediakan template surat bisnis yang dapat diunduh dan diedit secara online.
- Canva: Canva adalah platform desain grafis yang menawarkan berbagai macam template surat bisnis yang profesional dan menarik.
- Microsoft Word: Microsoft Word adalah salah satu perangkat lunak pengolah kata yang paling populer dan dapat digunakan untuk membuat surat bisnis yang profesional. Word menyediakan berbagai macam fitur, seperti pemformatan teks, penyisipan gambar, dan pemeriksa ejaan.
- Google Docs: Google Docs adalah alternatif gratis untuk Microsoft Word yang dapat diakses dari browser web. Google Docs menawarkan fitur yang mirip dengan Microsoft Word, seperti pemformatan teks, penyisipan gambar, dan pemeriksa ejaan.
- Adobe InDesign: Adobe InDesign adalah perangkat lunak desain tata letak yang dapat digunakan untuk membuat surat bisnis yang lebih kompleks dan profesional. InDesign menawarkan fitur yang lebih canggih dibandingkan dengan Microsoft Word dan Google Docs, seperti kontrol yang lebih baik atas tata letak, tipografi, dan warna.
- Menulis dengan kata-kata Anda sendiri. Jangan menyalin atau meniru karya orang lain tanpa izin.
- Jika Anda menggunakan informasi dari sumber lain, wajib untuk mencantumkan sumbernya. Ini dapat dilakukan dengan cara memberikan kutipan, catatan kaki, atau daftar pustaka.
- Gunakan alat bantu seperti software deteksi plagiarisme untuk memeriksa keaslian karya Anda.
- Hindari menyebutkan informasi sensitif yang tidak perlu dalam surat bisnis.
- Gunakan kata sandi atau enkripsi untuk melindungi informasi sensitif yang dikirim melalui email.
- Simpan surat bisnis yang berisi informasi sensitif di tempat yang aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang.
- Gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Hindari penggunaan bahasa yang kasar, informal, atau tidak pantas.
- Perhatikan tata bahasa dan ejaan. Pastikan surat bisnis Anda bebas dari kesalahan.
- Berikan salam pembuka dan penutup yang tepat. Gunakan salam pembuka yang formal, seperti “Kepada Yth. Bapak/Ibu…” dan salam penutup seperti “Hormat kami,” atau “Salam hangat,”.
- Tulis dengan jelas dan ringkas. Pastikan pesan Anda mudah dipahami oleh penerima.
- Tidak mencantumkan nama dan alamat penerima dengan benar.
- Tidak mencantumkan subjek surat dengan jelas.
- Tidak menggunakan bahasa yang sopan dan profesional.
- Tidak mencantumkan kontak Anda dengan jelas.
- Penggunaan perangkat lunak pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs memungkinkan pembuatan surat bisnis yang profesional dan terstruktur dengan mudah.
- Email telah menjadi alat komunikasi utama dalam dunia bisnis, memungkinkan pengiriman surat bisnis secara cepat dan efisien. Selain itu, email juga memungkinkan lampiran dokumen dan file yang diperlukan.
- Platform online seperti LinkedIn dan Zoom memungkinkan jaringan dan kolaborasi bisnis yang lebih mudah, memfasilitasi pertemuan virtual dan pertukaran informasi yang cepat.
- Sistem manajemen dokumen digital memungkinkan penyimpanan dan akses surat bisnis yang terorganisir, meningkatkan efisiensi dan keamanan data.
- Google Docs: Platform pengolah kata online yang memungkinkan kolaborasi dan pembuatan surat bisnis profesional dengan mudah.
- Canva: Platform desain grafis online yang menyediakan template surat bisnis yang menarik dan profesional.
- Mailchimp: Platform email marketing yang memungkinkan pengiriman surat bisnis massal dengan desain yang menarik dan pelacakan hasil yang detail.
- LinkedIn: Platform profesional yang memungkinkan pengiriman pesan pribadi dan surat rekomendasi kepada koneksi.
Template Surat Bisnis
Banyak template surat bisnis yang tersedia secara online dan dapat diunduh. Template ini dapat membantumu untuk menyusun surat bisnis dengan format yang profesional dan terstruktur dengan baik.
Perangkat Lunak untuk Membuat Surat Bisnis
Ada banyak perangkat lunak yang dapat membantumu untuk membuat surat bisnis yang profesional. Perangkat lunak ini dapat membantu kamu untuk memformat surat, menambahkan logo, dan menyimpan surat dalam format yang sesuai.
Etika Surat Bisnis
Dalam dunia bisnis, surat merupakan alat komunikasi yang penting untuk menjalin hubungan dan menyampaikan informasi. Etika dalam penulisan surat bisnis menjadi hal yang tak kalah pentingnya. Etika yang baik dalam penulisan surat bisnis tidak hanya mencerminkan profesionalitas Anda, tetapi juga dapat membangun citra positif bagi perusahaan Anda.
Mencegah Plagiarisme
Plagiarisme merupakan tindakan yang sangat tidak etis dalam penulisan surat bisnis. Plagiarisme dapat merugikan kredibilitas Anda dan perusahaan. Untuk menghindari plagiarisme, Anda perlu:
Menjaga Kerahasiaan Informasi, Surat bisnis dalam bahasa inggris
Surat bisnis seringkali mengandung informasi sensitif yang perlu dijaga kerahasiaannya. Berikut beberapa tips untuk menjaga kerahasiaan informasi dalam surat bisnis:
Menjaga Kesopanan dan Etika
Kesopanan dan etika menjadi kunci dalam penulisan surat bisnis. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:
Menghindari Kesalahan Umum
Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam penulisan surat bisnis antara lain:
Surat Bisnis dan Teknologi: Surat Bisnis Dalam Bahasa Inggris
Perkembangan teknologi telah membawa perubahan besar dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk cara kita berkomunikasi dan berbisnis. Salah satu perubahan yang signifikan adalah cara penulisan surat bisnis. Dulu, surat bisnis tradisional yang ditulis tangan atau diketik dengan mesin tik merupakan cara utama untuk berkomunikasi resmi dalam dunia bisnis. Namun, dengan munculnya teknologi digital, cara penulisan surat bisnis telah berevolusi secara drastis.
Pengaruh Teknologi terhadap Surat Bisnis
Teknologi telah memberikan banyak manfaat bagi penulisan surat bisnis, mempermudah proses penulisan, pengiriman, dan penyimpanan. Berikut adalah beberapa contoh pengaruh teknologi terhadap surat bisnis:
Perbandingan Email dan Surat Bisnis Tradisional
| Fitur | Surat Bisnis Tradisional | |
|---|---|---|
| Kecepatan | Sangat cepat | Relatif lambat |
| Biaya | Relatif murah | Relatif mahal |
| Formalitas | Formal dan informal | Sangat formal |
| Kejelasan | Bisa kurang jelas | Lebih jelas dan formal |
| Keamanan | Rentan terhadap spam dan phishing | Lebih aman |
| Arsip | Mudah diakses dan disimpan | Sulit diakses dan disimpan |
Membuat dan Mengirim Surat Bisnis dengan Platform Online
Terdapat berbagai platform online yang dapat digunakan untuk membuat dan mengirim surat bisnis. Berikut adalah beberapa contoh:
Penutup
Menulis surat bisnis dalam bahasa Inggris bukanlah hal yang sulit, tetapi membutuhkan ketelitian dan pemahaman yang mendalam. Dengan menguasai struktur, bahasa, dan etika yang tepat, Anda dapat menghasilkan surat bisnis yang profesional, efektif, dan meninggalkan kesan positif kepada penerima.
