Contoh percakapan sekretaris menerima telepon dalam bahasa inggris – Menjadi seorang sekretaris profesional menuntut kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik, terutama dalam bahasa Inggris. Salah satu tantangan yang sering dihadapi adalah menerima telepon dari berbagai macam orang dengan berbagai keperluan. Artikel ini akan membahas contoh percakapan sekretaris dalam menerima telepon dalam bahasa Inggris, mulai dari salam pembuka hingga menangani telepon yang salah sambung.
Dengan mempelajari contoh-contoh percakapan yang disajikan, Anda dapat memahami alur komunikasi yang efektif dan meningkatkan kemampuan Anda dalam berkomunikasi dengan penelepon. Simaklah contoh percakapan, tips, dan trik yang akan membantu Anda menjadi sekretaris yang handal dan profesional.
Menerima Pesan
Dalam sebuah kantor, seorang sekretaris berperan penting dalam menerima dan menyampaikan pesan. Tugas ini membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik dan kemampuan untuk mencatat detail penting dengan akurat. Berikut ini beberapa contoh percakapan sekretaris dalam menerima pesan:
Contoh Percakapan Menerima Pesan
Ketika seseorang menelepon dan ingin berbicara dengan seseorang yang tidak ada di kantor, berikut adalah contoh percakapan yang bisa terjadi:
-
Sekretaris: “Selamat pagi, PT. Cahaya Nusantara. Saya [nama sekretaris]. Siapa yang ingin Anda hubungi?
-
Penelepon: “Saya ingin berbicara dengan Bapak [nama orang yang dituju].”
-
Sekretaris: “Maaf, Bapak [nama orang yang dituju] sedang tidak berada di kantor saat ini. Apakah Anda ingin meninggalkan pesan?”
-
Penelepon: “Ya, tolong sampaikan bahwa [pesan singkat].”
-
Sekretaris: “Baiklah, saya akan sampaikan pesan Anda. Apakah Anda ingin saya menyampaikan nomor telepon Anda juga?”
-
Penelepon: “Ya, nomor saya [nomor telepon].”
-
Sekretaris: “Baiklah, saya akan sampaikan pesan Anda. Terima kasih telah menghubungi PT. Cahaya Nusantara.”
Contoh Percakapan Menanyakan Detail Pesan, Contoh percakapan sekretaris menerima telepon dalam bahasa inggris
Dalam menerima pesan, sekretaris perlu memastikan bahwa detail pesan yang ingin disampaikan tercatat dengan benar. Berikut contoh percakapan untuk menanyakan detail pesan:
-
Sekretaris: “Maaf, Bapak [nama orang yang dituju] sedang tidak berada di kantor. Apakah Anda ingin meninggalkan pesan?”
-
Penelepon: “Ya, tolong sampaikan bahwa [pesan singkat].”
-
Sekretaris: “Baiklah, boleh saya tahu nama Anda?”
-
Penelepon: “[nama penelepon].”
-
Sekretaris: “Dan nomor telepon Anda?”
-
Penelepon: “[nomor telepon].”
-
Sekretaris: “Terima kasih. Saya akan sampaikan pesan Anda.”
Contoh Percakapan Menawarkan untuk Menyampaikan Pesan
Setelah mencatat detail pesan, sekretaris biasanya menawarkan untuk menyampaikan pesan kepada orang yang dituju.
-
Sekretaris: “Baiklah, saya akan sampaikan pesan Anda. Apakah Anda ingin saya menyampaikan pesan ini segera, atau menunggu Bapak [nama orang yang dituju] kembali ke kantor?”
-
Penelepon: “Sebaiknya nanti saja, ketika Bapak [nama orang yang dituju] sudah kembali ke kantor.”
-
Sekretaris: “Baiklah, saya akan memastikan pesan Anda sampai kepada Bapak [nama orang yang dituju]. Terima kasih telah menghubungi PT. Cahaya Nusantara.”
Menangani Telepon yang Salah Sambung
Sebagai sekretaris, kamu pasti sering menerima telepon. Terkadang, ada telepon yang salah sambung, dan kamu perlu menanganinya dengan sopan dan profesional. Menangani telepon yang salah sambung dengan tepat dapat memberikan kesan baik bagi perusahaan dan menunjukkan profesionalitasmu.
Contoh Percakapan Menangani Telepon yang Salah Sambung
Berikut beberapa contoh percakapan sekretaris yang menangani telepon yang salah sambung:
- Contoh 1:
Penelepon: Halo, saya ingin bicara dengan Bapak Hendra.
Sekretaris: Maaf, Bapak Hendra tidak ada di sini. Apakah Anda ingin meninggalkan pesan?
Penelepon: Oh, maaf. Saya salah nomor. Terima kasih.
- Contoh 2:
Penelepon: Halo, apakah ini PT. Maju Bersama?
Sekretaris: Ya, benar. Ada yang bisa saya bantu?
Penelepon: Maaf, sepertinya saya salah nomor. Saya mencari PT. Maju Jaya. Maaf ya.
Sekretaris: Tidak apa-apa. Semoga Anda menemukan nomor yang benar. Selamat siang.
- Contoh 3:
Penelepon: Halo, saya ingin bicara dengan Ibu Sarah.
Sekretaris: Maaf, Ibu Sarah tidak bekerja di sini. Apakah Anda ingin saya membantu mencari nomor yang benar?
Penelepon: Oh, iya. Terima kasih. Apakah Anda tahu nomor PT. Sejahtera?
Sekretaris: Ya, nomornya adalah …
Contoh Percakapan Meminta Maaf Atas Kesalahan Sambung dan Memberikan Informasi yang Benar
Jika kamu menerima telepon yang salah sambung, kamu bisa meminta maaf atas kesalahan tersebut dan memberikan informasi yang benar. Misalnya:
- Contoh 1:
Penelepon: Halo, apakah ini PT. Cahaya Baru?
Sekretaris: Maaf, ini PT. Cahaya Terang. Apakah Anda ingin saya membantu mencari nomor PT. Cahaya Baru?
- Contoh 2:
Penelepon: Halo, apakah ini kantor Dokter Andri?
Sekretaris: Maaf, ini kantor Dokter Andi. Apakah Anda ingin saya membantu mencari nomor Dokter Andri?
Contoh Percakapan Menawarkan Bantuan kepada Penelepon yang Salah Sambung
Kamu juga bisa menawarkan bantuan kepada penelepon yang salah sambung. Misalnya:
- Contoh 1:
Penelepon: Halo, saya mencari nomor PT. Sejahtera.
Sekretaris: Maaf, ini PT. Maju Bersama. Apakah Anda ingin saya membantu mencari nomor PT. Sejahtera?
- Contoh 2:
Penelepon: Halo, saya ingin bicara dengan Bapak Johan.
Sekretaris: Maaf, Bapak Johan tidak bekerja di sini. Apakah Anda ingin saya membantu mencari nomor yang benar?
Simpulan Akhir: Contoh Percakapan Sekretaris Menerima Telepon Dalam Bahasa Inggris
Menguasai seni berkomunikasi dalam bahasa Inggris, khususnya dalam menerima telepon, adalah aset berharga bagi seorang sekretaris. Dengan contoh percakapan dan tips yang telah diulas, Anda dapat meningkatkan kemampuan Anda dalam berkomunikasi dengan penelepon dan memberikan kesan profesional yang positif. Ingatlah untuk selalu berlatih dan mengembangkan kemampuan bahasa Inggris Anda agar dapat menghadapi berbagai situasi dalam dunia kerja.
