Pengertian dokumen dalam ilmu kearsipan – Bayangkan sebuah dunia tanpa bukti, tanpa catatan, tanpa jejak sejarah. Dokumen, dalam ilmu kearsipan, adalah pondasi yang menjaga agar sejarah tak terlupakan, informasi tak terbengkalai, dan keputusan tak terlupakan. Dokumen, lebih dari sekadar kertas, adalah cerminan aktivitas manusia, pencatat perjalanan waktu, dan penuntun menuju pemahaman yang lebih dalam.
Dalam ilmu kearsipan, dokumen bukan hanya sekadar kertas bertinta. Dokumen mencakup berbagai bentuk, dari surat dan laporan hingga foto dan video, yang merekam jejak aktivitas manusia. Setiap dokumen menyimpan informasi berharga, yang dapat digunakan untuk berbagai tujuan, mulai dari penelitian hingga pengambilan keputusan.
Pengertian Dokumen dalam Kearsipan
Dokumen merupakan salah satu elemen penting dalam ilmu kearsipan. Keberadaannya menjadi bukti otentik tentang peristiwa, kegiatan, atau informasi yang terjadi di masa lampau. Dokumen menyimpan jejak sejarah dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari penelitian hingga pengambilan keputusan.
Pengertian Dokumen dalam Ilmu Kearsipan
Pengertian dokumen dalam ilmu kearsipan mengacu pada berbagai sumber dan definisi. Berikut adalah beberapa di antaranya:
- Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dokumen adalah “suatu alat bukti tertulis, tercetak, atau yang dibuat dengan cara lain, yang memuat informasi dan keterangan tentang suatu peristiwa, kegiatan, atau keadaan tertentu”.
- Suwardi Endraswara dalam bukunya “Ilmu Kearsipan” mendefinisikan dokumen sebagai “suatu alat bukti tertulis, tercetak, atau yang dibuat dengan cara lain, yang memuat informasi dan keterangan tentang suatu peristiwa, kegiatan, atau keadaan tertentu”.
- Ikatan Arsiparis Indonesia (IAI) mendefinisikan dokumen sebagai “suatu alat bukti tertulis, tercetak, atau yang dibuat dengan cara lain, yang memuat informasi dan keterangan tentang suatu peristiwa, kegiatan, atau keadaan tertentu”.
Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa dokumen dalam ilmu kearsipan adalah alat bukti tertulis, tercetak, atau yang dibuat dengan cara lain yang memuat informasi dan keterangan tentang suatu peristiwa, kegiatan, atau keadaan tertentu.
Jenis-Jenis Dokumen dalam Kearsipan, Pengertian dokumen dalam ilmu kearsipan
Dalam kegiatan kearsipan, terdapat berbagai jenis dokumen yang umum ditemukan. Berikut adalah beberapa contohnya:
- Dokumen Resmi: Dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi resmi, seperti surat keputusan, surat edaran, dan laporan kegiatan.
- Dokumen Pribadi: Dokumen yang dibuat oleh individu, seperti surat pribadi, catatan harian, dan foto keluarga.
- Dokumen Elektronik: Dokumen yang dibuat dan disimpan dalam bentuk digital, seperti email, file dokumen, dan data digital.
- Dokumen Audiovisual: Dokumen yang berupa suara, gambar, atau gabungan keduanya, seperti rekaman audio, film, dan video.
- Dokumen Arsip: Dokumen yang telah disimpan secara sistematis dan terorganisir dalam suatu sistem kearsipan.
Perbedaan Dokumen Fisik dan Dokumen Digital
Dalam konteks kearsipan, dokumen fisik dan dokumen digital memiliki perbedaan yang signifikan. Berikut adalah tabel yang berisi perbedaan keduanya:
| Aspek | Dokumen Fisik | Dokumen Digital |
|---|---|---|
| Bentuk | Berupa kertas, kain, atau bahan lain yang bersifat fisik | Berupa data elektronik yang disimpan dalam perangkat digital |
| Penyimpanan | Disimpan dalam lemari arsip, ruangan arsip, atau tempat penyimpanan fisik lainnya | Disimpan dalam perangkat digital, seperti komputer, server, atau cloud storage |
| Akses | Membutuhkan akses fisik untuk melihat dan menggunakan dokumen | Dapat diakses dengan mudah melalui perangkat digital, seperti komputer, tablet, atau smartphone |
| Ketahanan | Rentan terhadap kerusakan fisik, seperti air, api, dan serangga | Lebih tahan lama dan tidak mudah rusak, namun rentan terhadap kehilangan data karena kesalahan teknis atau serangan siber |
| Pengelolaan | Membutuhkan proses pengelolaan yang lebih kompleks, seperti penataan, penyimpanan, dan pemeliharaan fisik | Lebih mudah dikelola, namun membutuhkan sistem keamanan yang kuat untuk mencegah kehilangan data |
Akhir Kata: Pengertian Dokumen Dalam Ilmu Kearsipan
Memahami dokumen dalam ilmu kearsipan membuka mata kita terhadap pentingnya menjaga warisan informasi untuk generasi mendatang. Melalui pemahaman yang mendalam tentang sifat, fungsi, dan nilai dokumen, kita dapat mengelola dan memanfaatkan arsip dengan lebih baik, sehingga informasi berharga tetap terjaga dan bermanfaat bagi semua.
