Purchasing Artinya dalam Bahasa Indonesia: Memahami Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Purchasing artinya dalam bahasa indonesia – Purchasing, atau yang lebih dikenal dengan pengadaan barang dan jasa, merupakan proses penting dalam dunia bisnis. Bayangkan sebuah perusahaan yang ingin membangun pabrik baru. Bagaimana mereka mendapatkan bahan bangunan, peralatan, dan jasa konstruksi? Di sinilah purchasing berperan. Proses ini tidak hanya tentang membeli barang, tetapi juga melibatkan strategi untuk mendapatkan barang dan jasa terbaik dengan harga yang kompetitif.

Purchasing melibatkan berbagai tahapan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi pemasok. Setiap tahapan memiliki perannya masing-masing untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. Purchasing juga memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan, serta dalam pengambilan keputusan strategis.

Pengertian Purchasing: Purchasing Artinya Dalam Bahasa Indonesia

Purchasing atau pengadaan merupakan proses yang sangat penting dalam operasional sebuah perusahaan. Bayangkan, bagaimana sebuah perusahaan bisa memproduksi barang atau menyediakan jasa jika tidak memiliki bahan baku atau peralatan yang dibutuhkan? Di sinilah purchasing berperan penting. Purchasing bertanggung jawab untuk mendapatkan semua kebutuhan perusahaan, mulai dari bahan baku, peralatan, hingga jasa, dengan cara yang efisien dan efektif.

Pengertian Purchasing Secara Sederhana

Secara sederhana, purchasing bisa diartikan sebagai proses mencari, memilih, dan membeli barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Proses ini melibatkan berbagai tahapan, mulai dari menentukan kebutuhan, mencari pemasok, melakukan negosiasi harga, hingga menerima dan memeriksa barang atau jasa yang dibeli.

Definisi Purchasing dalam Konteks Bisnis

Dalam konteks bisnis, purchasing memiliki definisi yang lebih luas. Purchasing merupakan proses strategis yang melibatkan berbagai aspek, mulai dari perencanaan, pengadaan, dan pengelolaan barang atau jasa. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang tepat, dengan kualitas yang baik, harga yang kompetitif, dan waktu pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan.

Contoh Kegiatan Purchasing dalam Perusahaan

Contoh nyata dari kegiatan purchasing dalam sebuah perusahaan adalah:

• Purchasing bahan baku untuk produksi: Perusahaan manufaktur membutuhkan bahan baku seperti logam, plastik, atau kayu untuk memproduksi barang. Purchasing bertanggung jawab untuk mencari pemasok bahan baku yang berkualitas dan harga yang kompetitif.
• Purchasing peralatan: Perusahaan membutuhkan peralatan seperti mesin, komputer, atau alat berat untuk menjalankan operasionalnya. Purchasing bertanggung jawab untuk memilih peralatan yang tepat, sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan.
• Purchasing jasa: Perusahaan juga membutuhkan jasa seperti jasa kebersihan, keamanan, atau konsultan. Purchasing bertanggung jawab untuk mencari penyedia jasa yang profesional dan berpengalaman.

Proses Purchasing

Purchasing merupakan proses yang sangat penting dalam operasional bisnis, karena berdampak langsung pada kelancaran proses produksi, kualitas produk, dan efisiensi biaya. Purchasing yang efektif akan membantu perusahaan mendapatkan bahan baku atau barang yang tepat, dengan kualitas yang terjamin, dan harga yang kompetitif. Untuk mencapai hal ini, proses purchasing harus dilakukan secara sistematis dan terstruktur, dengan melibatkan berbagai tahapan yang saling berhubungan.

Tahapan dalam Proses Purchasing

Proses purchasing secara umum dapat dibagi menjadi beberapa tahapan utama. Berikut tabel yang merangkum tahapan-tahapan tersebut:

Identifikasi Kebutuhan

Tahapan pertama dalam proses purchasing adalah identifikasi kebutuhan. Tahapan ini merupakan langkah awal yang sangat penting, karena akan menentukan arah dan fokus proses purchasing selanjutnya. Identifikasi kebutuhan dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan informasi tentang kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik untuk proses produksi, operasional, atau kebutuhan lainnya. Data dan informasi tersebut dapat diperoleh dari berbagai sumber, seperti:

• Departemen produksi, yang membutuhkan bahan baku, suku cadang, dan peralatan produksi.
• Departemen pemasaran, yang membutuhkan bahan promosi, kemasan, dan alat bantu pemasaran.
• Departemen keuangan, yang membutuhkan jasa perbankan, asuransi, dan audit.
• Departemen sumber daya manusia, yang membutuhkan jasa pelatihan, rekrutmen, dan outsourcing.
• Sistem informasi perusahaan, yang membutuhkan perangkat lunak, hardware, dan jasa IT.

Setelah data dan informasi tentang kebutuhan terkumpul, langkah selanjutnya adalah menganalisis kebutuhan tersebut, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti:

• Prioritas kebutuhan, berdasarkan tingkat urgensi dan pentingnya kebutuhan tersebut bagi perusahaan.
• Kuantitas kebutuhan, berdasarkan jumlah barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Spesifikasi kebutuhan, berdasarkan kualitas, ukuran, dan jenis barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Waktu kebutuhan, berdasarkan kapan barang atau jasa tersebut dibutuhkan oleh perusahaan.
• Anggaran kebutuhan, berdasarkan dana yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Pencarian Pemasok

Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah mencari pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Pencarian pemasok dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti:

• Melalui direktori pemasok, yang berisi daftar pemasok berdasarkan jenis barang atau jasa yang ditawarkan.
• Melalui pameran dagang, yang merupakan ajang bagi pemasok untuk mempromosikan produk atau jasa mereka kepada calon pembeli.
• Melalui internet, yang memungkinkan untuk mencari informasi tentang pemasok secara online.
• Melalui rekomendasi dari perusahaan lain, yang telah menggunakan jasa pemasok tersebut.
• Melalui jaringan bisnis, yang memungkinkan untuk mendapatkan informasi tentang pemasok dari anggota jaringan bisnis yang lain.

Dalam mencari pemasok, penting untuk mempertimbangkan beberapa faktor, seperti:

• Kualitas produk atau jasa yang ditawarkan, yang harus sesuai dengan standar dan kebutuhan perusahaan.
• Harga yang ditawarkan, yang harus kompetitif dan sesuai dengan anggaran perusahaan.
• Kemampuan produksi, yang harus mampu memenuhi kuantitas dan waktu pengiriman yang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Reputasi pemasok, yang harus baik dan dapat diandalkan.
• Kemampuan komunikasi, yang harus baik dan responsif terhadap kebutuhan perusahaan.

Evaluasi Pemasok

Setelah beberapa pemasok potensial ditemukan, langkah selanjutnya adalah mengevaluasi kemampuan dan kredibilitas mereka. Evaluasi pemasok dilakukan dengan melakukan analisis terhadap berbagai aspek, seperti:

• Kualitas produk atau jasa yang ditawarkan, dengan melakukan uji coba produk atau jasa tersebut.
• Harga yang ditawarkan, dengan membandingkan harga dari beberapa pemasok.
• Kemampuan produksi, dengan melihat kapasitas produksi, peralatan, dan tenaga kerja yang dimiliki oleh pemasok.
• Kemampuan logistik, dengan melihat sistem distribusi, transportasi, dan penyimpanan yang dimiliki oleh pemasok.
• Layanan purna jual, dengan melihat responsivitas dan kemampuan pemasok dalam menangani masalah yang terjadi setelah transaksi.
• Keuangan pemasok, dengan melihat stabilitas keuangan dan kemampuan pemasok dalam memenuhi kewajiban keuangannya.
• Reputasi pemasok, dengan melihat track record pemasok dalam melayani pelanggan.

Berdasarkan hasil evaluasi, perusahaan dapat memilih pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kriteria yang telah ditetapkan. Pemilihan pemasok yang tepat akan sangat berpengaruh terhadap kelancaran proses produksi, kualitas produk, dan efisiensi biaya.

Negosiasi Harga dan Kontrak

Setelah pemasok terpilih, langkah selanjutnya adalah melakukan negosiasi harga dan persyaratan kontrak. Negosiasi dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Dalam negosiasi, penting untuk mempertimbangkan:

• Harga yang ditawarkan oleh pemasok, dengan mempertimbangkan harga pasar dan kemampuan perusahaan untuk membayar.
• Persyaratan kontrak, seperti jangka waktu kontrak, metode pembayaran, dan klausul-klausul lainnya.
• Risiko yang mungkin terjadi, seperti risiko keterlambatan pengiriman, risiko kerusakan barang, dan risiko perubahan harga.

Negosiasi yang baik akan menghasilkan kesepakatan yang adil dan menguntungkan bagi kedua belah pihak. Kesepakatan tersebut akan dituangkan dalam bentuk kontrak, yang berisi persyaratan dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh kedua belah pihak.

Pemesanan Barang atau Jasa

Setelah kesepakatan harga dan kontrak tercapai, langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan barang atau jasa kepada pemasok. Pemesanan dilakukan dengan menyertakan spesifikasi kebutuhan dan persyaratan kontrak yang telah disepakati. Spesifikasi kebutuhan meliputi:

• Jenis barang atau jasa yang dipesan.
• Jumlah barang atau jasa yang dipesan.
• Kualitas barang atau jasa yang dipesan.
• Waktu pengiriman barang atau jasa yang dipesan.
• Alamat pengiriman barang atau jasa yang dipesan.

Pemesanan barang atau jasa dapat dilakukan secara tertulis, dengan mengirimkan surat pesanan kepada pemasok. Surat pesanan berisi informasi tentang jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, kualitas, waktu pengiriman, dan alamat pengiriman.

Penerimaan Barang atau Jasa

Setelah barang atau jasa diterima, langkah selanjutnya adalah melakukan pengecekan terhadap kualitas, kuantitas, dan kesesuaian dengan spesifikasi yang telah disepakati. Pengecekan dilakukan untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan dan memenuhi standar yang telah ditetapkan. Pengecekan dapat dilakukan dengan:

• Memeriksa kualitas barang atau jasa, dengan melakukan uji coba atau inspeksi.
• Memeriksa kuantitas barang atau jasa, dengan menghitung jumlah barang atau jasa yang diterima.
• Memeriksa kesesuaian dengan spesifikasi, dengan membandingkan barang atau jasa yang diterima dengan spesifikasi yang telah disepakati.

Jika barang atau jasa yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati, perusahaan dapat mengajukan klaim kepada pemasok. Klaim diajukan dengan menyertakan bukti-bukti yang menunjukkan ketidaksesuaian barang atau jasa yang diterima dengan spesifikasi yang telah disepakati.

Pembayaran

Setelah barang atau jasa diterima dan dinyatakan sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati, langkah selanjutnya adalah melakukan pembayaran kepada pemasok. Pembayaran dilakukan sesuai dengan persyaratan kontrak yang telah disepakati. Metode pembayaran dapat dilakukan dengan:

• Transfer bank.
• Cek.
• Giro.
• Kartu kredit.

Pembayaran harus dilakukan tepat waktu, sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang tertera dalam kontrak. Pembayaran yang terlambat dapat mengakibatkan denda atau sanksi dari pemasok.

Evaluasi Kinerja Pemasok

Tahapan terakhir dalam proses purchasing adalah evaluasi kinerja pemasok. Evaluasi dilakukan secara berkala, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti:

• Kualitas produk atau jasa yang ditawarkan.
• Ketepatan waktu pengiriman.
• Kemampuan komunikasi.
• Layanan purna jual.
• Harga yang ditawarkan.

Hasil evaluasi digunakan untuk menilai kinerja pemasok dan menentukan apakah perusahaan akan melanjutkan kerja sama dengan pemasok tersebut atau tidak. Evaluasi kinerja pemasok yang baik akan membantu perusahaan untuk memilih pemasok yang tepat dan membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan.

Peran Purchasing dalam Bisnis

Purchasing, atau pengadaan, merupakan fungsi vital dalam setiap bisnis. Meskipun seringkali dianggap sebagai proses administratif, peran purchasing jauh melampaui sekadar membeli barang dan jasa. Purchasing yang efektif dapat menjadi penggerak utama dalam mencapai keberhasilan bisnis, baik dari segi efisiensi operasional maupun strategi bisnis secara keseluruhan.

Efisiensi dan Efektivitas Operasional, Purchasing artinya dalam bahasa indonesia

Purchasing memiliki pengaruh langsung terhadap efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan. Melalui proses pengadaan yang terstruktur dan strategis, perusahaan dapat:

• Memperoleh bahan baku dan jasa dengan kualitas terbaik: Purchasing yang baik melibatkan proses seleksi pemasok yang ketat, memastikan bahwa bahan baku dan jasa yang diperoleh memenuhi standar kualitas yang tinggi. Hal ini berdampak positif pada kualitas produk atau layanan yang dihasilkan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan menjaga reputasi perusahaan.
• Memperoleh harga terbaik: Negosiasi yang efektif dengan pemasok memungkinkan perusahaan untuk memperoleh harga yang kompetitif. Purchasing yang ahli dapat memanfaatkan berbagai strategi, seperti pembelian dalam jumlah besar, mencari alternatif pemasok, dan memanfaatkan teknologi e-procurement, untuk mendapatkan harga yang lebih rendah tanpa mengorbankan kualitas.
• Meminimalkan biaya pengadaan: Selain harga, biaya pengadaan juga meliputi biaya transportasi, biaya penyimpanan, dan biaya administrasi. Purchasing yang efisien dapat mengoptimalkan proses pengadaan untuk meminimalkan biaya-biaya tersebut, sehingga meningkatkan profitabilitas perusahaan.
• Meningkatkan efisiensi rantai pasokan: Purchasing memainkan peran penting dalam membangun dan mengelola rantai pasokan yang efisien. Dengan memilih pemasok yang memiliki keandalan tinggi dan sistem logistik yang baik, perusahaan dapat memastikan pasokan bahan baku yang tepat waktu dan terhindar dari keterlambatan produksi atau layanan.

Kontribusi terhadap Pengambilan Keputusan Strategis

Purchasing tidak hanya berperan dalam operasional sehari-hari, tetapi juga memiliki peran strategis dalam pengambilan keputusan bisnis. Berikut adalah beberapa contoh konkret:

• Pengambilan keputusan terkait pengembangan produk baru: Purchasing dapat memberikan informasi penting tentang ketersediaan bahan baku, teknologi terbaru, dan tren pasar yang dapat digunakan dalam pengembangan produk baru. Misalnya, purchasing dapat menginformasikan tentang bahan baku alternatif yang lebih ramah lingkungan dan berbiaya rendah, sehingga perusahaan dapat menciptakan produk yang lebih kompetitif dan sesuai dengan tuntutan pasar.
• Pengambilan keputusan terkait ekspansi bisnis: Purchasing dapat membantu perusahaan dalam melakukan analisis dan penilaian terhadap potensi pemasok di pasar baru. Informasi ini dapat digunakan untuk menentukan strategi ekspansi yang tepat, mengantisipasi potensi risiko, dan memastikan kelancaran operasional di pasar baru.
• Pengambilan keputusan terkait manajemen risiko: Purchasing dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan meminimalkan risiko terkait pasokan, seperti fluktuasi harga bahan baku, gangguan produksi, dan bencana alam. Misalnya, purchasing dapat mengidentifikasi pemasok alternatif yang dapat menjadi cadangan jika terjadi gangguan pada pemasok utama, sehingga mengurangi risiko terhentinya proses produksi.

Jenis-Jenis Purchasing

Purchasing atau pengadaan merupakan proses strategis yang melibatkan identifikasi, pemilihan, dan akuisisi barang atau jasa yang dibutuhkan oleh organisasi. Dalam praktiknya, terdapat berbagai jenis purchasing yang digunakan, disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik organisasi. Jenis-jenis purchasing ini dapat dikategorikan berdasarkan beberapa aspek, seperti jenis barang atau jasa yang dibeli, skala pengadaan, atau metode yang digunakan.

Purchasing Berdasarkan Jenis Barang atau Jasa

Berdasarkan jenis barang atau jasa yang dibeli, purchasing dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain:

• Purchasing Barang Modal: Jenis purchasing ini fokus pada pengadaan barang-barang yang bersifat durable atau tahan lama dan digunakan dalam jangka waktu yang lama. Contohnya adalah mesin produksi, peralatan kantor, kendaraan, dan bangunan.
• Purchasing Barang Konsumsi: Jenis purchasing ini meliputi pengadaan barang-barang yang habis pakai atau digunakan dalam jangka waktu pendek. Contohnya adalah bahan baku, bahan penolong, alat tulis kantor, dan perlengkapan kebersihan.
• Purchasing Jasa: Jenis purchasing ini berkaitan dengan pengadaan layanan atau jasa yang dibutuhkan oleh organisasi. Contohnya adalah jasa konsultasi, jasa pemeliharaan, jasa transportasi, dan jasa keamanan.

Purchasing Berdasarkan Skala Pengadaan

Berdasarkan skala pengadaan, purchasing dapat dibedakan menjadi:

• Purchasing Skala Kecil: Jenis purchasing ini umumnya dilakukan untuk pengadaan barang atau jasa dalam jumlah kecil dan frekuensi yang sering. Contohnya adalah pembelian alat tulis kantor, perlengkapan kebersihan, atau bahan makanan untuk kantor.
• Purchasing Skala Besar: Jenis purchasing ini melibatkan pengadaan barang atau jasa dalam jumlah besar dan frekuensi yang jarang. Contohnya adalah pembelian mesin produksi, peralatan kantor, atau bangunan.

Purchasing Berdasarkan Metode

Berdasarkan metode yang digunakan, purchasing dapat dibedakan menjadi:

• Purchasing Langsung: Jenis purchasing ini dilakukan secara langsung dengan pemasok atau vendor. Biasanya dilakukan untuk pengadaan barang atau jasa yang bersifat urgent atau dalam jumlah kecil.
• Purchasing Tidak Langsung: Jenis purchasing ini dilakukan melalui perantara atau agen. Biasanya dilakukan untuk pengadaan barang atau jasa yang bersifat kompleks atau dalam jumlah besar.
• Purchasing Elektronik: Jenis purchasing ini dilakukan secara online melalui platform e-commerce atau sistem pengadaan online. Jenis purchasing ini semakin populer karena efisiensi dan kemudahan yang ditawarkan.

Tabel Perbandingan Jenis-Jenis Purchasing

Tantangan dalam Purchasing

Purchasing merupakan fungsi vital dalam setiap organisasi, bertanggung jawab untuk mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan operasi bisnis. Di era modern, fungsi purchasing semakin kompleks dan menghadapi berbagai tantangan yang perlu diatasi. Tantangan ini muncul dari berbagai faktor, seperti perkembangan teknologi, globalisasi, persaingan bisnis yang ketat, dan perubahan perilaku konsumen.

Dampak Teknologi dan Perkembangan Global

Teknologi telah merevolusi cara kerja purchasing. Platform e-procurement, analisis data, dan artificial intelligence (AI) telah mengubah proses pengadaan, meningkatkan efisiensi, dan memberikan visibilitas yang lebih besar. Namun, teknologi juga menghadirkan tantangan baru, seperti kebutuhan untuk beradaptasi dengan perubahan yang cepat dan memastikan keamanan data.

• Perkembangan teknologi seperti platform e-procurement, analisis data, dan AI dapat meningkatkan efisiensi dan visibilitas dalam proses purchasing.
• Organisasi perlu beradaptasi dengan perubahan teknologi yang cepat dan memastikan keamanan data.
• Globalisasi membuka peluang untuk mendapatkan barang dan jasa dari berbagai negara, namun juga meningkatkan kompleksitas dalam rantai pasokan.
• Fluktuasi nilai tukar mata uang dan risiko geopolitik dapat memengaruhi biaya dan ketersediaan barang.

Manajemen Risiko dalam Purchasing

Tantangan lain yang dihadapi purchasing adalah manajemen risiko. Risiko dapat muncul dari berbagai sumber, seperti perubahan permintaan, fluktuasi harga, keterlambatan pengiriman, dan bencana alam.

• Organisasi perlu mengembangkan strategi manajemen risiko yang komprehensif untuk meminimalkan dampak risiko pada operasi bisnis.
• Strategi ini dapat meliputi diversifikasi pemasok, membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok yang terpercaya, dan menggunakan kontrak yang kuat.
• Penggunaan teknologi seperti analisis data dapat membantu mengidentifikasi dan mengelola risiko secara proaktif.

Membangun Hubungan dengan Pemasok

Membangun hubungan yang kuat dengan pemasok merupakan kunci keberhasilan purchasing. Hubungan yang baik dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas barang dan jasa.

• Organisasi perlu memilih pemasok yang memiliki reputasi baik, kapabilitas yang kuat, dan komitmen terhadap kualitas.
• Membangun komunikasi yang terbuka dan transparan dengan pemasok dapat membantu menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.
• Program pengembangan pemasok dapat membantu meningkatkan kapabilitas pemasok dan membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan.

Sustainability dalam Purchasing

Sustainability semakin menjadi fokus utama dalam dunia bisnis. Organisasi diharapkan untuk mempertimbangkan dampak lingkungan dan sosial dalam pengambilan keputusan purchasing.

• Organisasi dapat memilih pemasok yang menerapkan praktik berkelanjutan, seperti penggunaan bahan baku yang ramah lingkungan dan tenaga kerja yang adil.
• Memperhatikan jejak karbon dari produk dan proses purchasing dapat membantu mengurangi dampak lingkungan.
• Organisasi dapat menerapkan program pengadaan berkelanjutan yang mengutamakan nilai-nilai sosial dan lingkungan.

Strategi untuk Mengatasi Tantangan

Untuk mengatasi tantangan dalam purchasing, organisasi perlu menerapkan strategi yang komprehensif. Strategi ini dapat meliputi:

• Membangun tim purchasing yang kompeten dan berpengalaman.
• Menerapkan teknologi dan sistem informasi yang canggih.
• Mengembangkan strategi manajemen risiko yang efektif.
• Membangun hubungan yang kuat dengan pemasok.
• Menerapkan prinsip-prinsip sustainability dalam purchasing.

Terakhir

Memahami purchasing artinya memahami jantung operasional sebuah bisnis. Dengan proses purchasing yang efektif, perusahaan dapat meminimalisir risiko, meningkatkan efisiensi, dan mencapai target bisnis yang lebih optimal. Di era modern, purchasing semakin kompleks dengan hadirnya teknologi dan tantangan global. Namun, dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat memanfaatkan peluang yang ada dan menjadikan purchasing sebagai aset penting dalam meraih kesuksesan.