Bahasa inggris pengirim surat – Menguasai bahasa Inggris untuk surat formal merupakan keahlian penting dalam dunia profesional, terutama jika Anda ingin berkomunikasi secara efektif dengan klien, kolega, atau perusahaan di luar negeri. Dari surat lamaran kerja hingga surat bisnis, menulis surat formal dalam bahasa Inggris yang baik dan benar akan meninggalkan kesan profesional dan meningkatkan peluang Anda untuk sukses.
Artikel ini akan membahas berbagai aspek penting dalam menulis surat formal dalam bahasa Inggris, mulai dari struktur surat, tata bahasa, gaya penulisan, hingga penggunaan bahasa yang sopan dan profesional. Anda akan mempelajari cara menyusun kalimat pembuka dan penutup yang efektif, menulis alamat dan tanggal dengan benar, dan menghindari kesalahan umum dalam penggunaan kata kerja, kata sifat, dan kata hubung. Dengan panduan ini, Anda akan siap untuk menulis surat formal yang profesional dan berkesan.
Tata Bahasa dan Gaya Penulisan Surat Formal
Surat formal adalah jenis surat yang digunakan untuk komunikasi resmi dalam lingkungan profesional. Tata bahasa dan gaya penulisan yang tepat sangat penting untuk menjaga profesionalitas dan kredibilitas dalam surat formal. Berikut ini adalah beberapa panduan yang perlu diperhatikan dalam menulis surat formal dalam bahasa Inggris.
Kalimat Aktif
Gunakan kalimat aktif sebanyak mungkin dalam surat formal. Kalimat aktif lebih langsung dan mudah dipahami. Kalimat pasif dapat membuat surat terdengar lebih formal, tetapi bisa juga membuat surat menjadi kurang jelas dan lebih sulit dipahami.
- Contoh kalimat aktif: The manager approved the proposal.
- Contoh kalimat pasif: The proposal was approved by the manager.
Penggunaan Kata Ganti
Hindari penggunaan kata ganti yang tidak jelas dalam surat formal. Pastikan selalu jelas siapa yang dimaksud dengan kata ganti yang digunakan. Misalnya, jika Anda menulis surat kepada seseorang yang belum Anda kenal, hindari menggunakan kata ganti “you” dan gunakan nama orang tersebut.
- Contoh kalimat yang salah: I hope you are doing well.
- Contoh kalimat yang benar: I hope Mr. Smith is doing well.
Bahasa Informal
Hindari penggunaan bahasa informal dalam surat formal. Bahasa informal dapat membuat surat terdengar tidak profesional. Contoh bahasa informal yang sebaiknya dihindari dalam surat formal adalah:
- Slang
- Kata-kata yang terlalu santai
- Emoticon
- Singkatan
Kata-kata yang Sebaiknya Dihindari
Ada beberapa kata-kata yang sebaiknya dihindari dalam surat formal. Kata-kata ini dianggap terlalu informal atau tidak profesional. Berikut adalah beberapa contoh kata-kata yang sebaiknya dihindari dan alternatif kata yang lebih formal:
| Kata Informal | Kata Formal |
|---|---|
| Get | Obtain |
| Good | Excellent |
| Bad | Unsatisfactory |
| Check | Verify |
| Thing | Matter |
Format Penulisan Alamat dan Tanggal
Saat menulis surat formal dalam bahasa Inggris, penting untuk memperhatikan format penulisan alamat dan tanggal yang benar. Hal ini menunjukkan profesionalitas dan rasa hormat kepada penerima surat. Format penulisan alamat dan tanggal yang benar juga membantu memastikan bahwa surat tersebut mudah dibaca dan dipahami.
Format Penulisan Alamat
Format penulisan alamat dalam surat formal bahasa Inggris umumnya mengikuti pola berikut:
- Nama penerima
- Jabatan penerima (jika ada)
- Nama perusahaan/organisasi (jika ada)
- Alamat jalan
- Kota, Kode Pos
- Negara (jika surat ditujukan ke luar negeri)
Contoh penulisan alamat yang benar:
Mr. John Doe
Sales Manager
ABC Company
123 Main Street
Anytown, CA 12345
United States
Contoh penulisan alamat yang salah:
John Doe
Sales Manager
ABC Company
123 Main Street
Anytown, CA
Pada contoh yang salah, kode pos dan negara tidak disertakan, sehingga alamat tersebut tidak lengkap dan sulit dilacak.
Format Penulisan Tanggal
Format penulisan tanggal dalam surat formal bahasa Inggris umumnya mengikuti pola berikut:
- Hari, Bulan, Tahun
Contoh penulisan tanggal yang benar:
Monday, January 1, 2023
Contoh penulisan tanggal yang salah:
1/1/2023
Pada contoh yang salah, format tanggal tidak jelas dan tidak mengikuti pola yang umum digunakan.
Format Penulisan Alamat dan Tanggal untuk Berbagai Negara
| Negara | Format Penulisan Alamat | Format Penulisan Tanggal |
|---|---|---|
| Amerika Serikat | Nama Penerima Jabatan Penerima (jika ada) Nama Perusahaan/Organisasi (jika ada) Alamat Jalan Kota, Kode Pos Negara (jika surat ditujukan ke luar negeri) |
Hari, Bulan, Tahun |
| Inggris | Nama Penerima Jabatan Penerima (jika ada) Nama Perusahaan/Organisasi (jika ada) Alamat Jalan Kota, Kode Pos |
Hari, Bulan, Tahun |
| Kanada | Nama Penerima Jabatan Penerima (jika ada) Nama Perusahaan/Organisasi (jika ada) Alamat Jalan Kota, Provinsi Kode Pos |
Hari, Bulan, Tahun |
| Australia | Nama Penerima Jabatan Penerima (jika ada) Nama Perusahaan/Organisasi (jika ada) Alamat Jalan Kota, Kode Pos Negara |
Hari, Bulan, Tahun |
Penggunaan Kata Kerja dan Kata Sifat
Dalam surat formal bahasa Inggris, penggunaan kata kerja dan kata sifat yang tepat sangat penting untuk menyampaikan pesan yang jelas, profesional, dan sopan. Kata kerja dan kata sifat yang tepat akan membantu Anda dalam membangun citra yang baik dan menjaga hubungan yang positif dengan penerima surat.
Memilih Kata Kerja yang Tepat, Bahasa inggris pengirim surat
Kata kerja dalam surat formal harus menunjukkan tingkat formalitas yang tepat dan mencerminkan tujuan surat. Berikut adalah beberapa tips untuk memilih kata kerja yang tepat:
- Hindari kata kerja yang terlalu santai atau informal seperti “want” atau “like”. Gunakan kata kerja yang lebih formal seperti “desire” atau “prefer”.
- Gunakan kata kerja yang aktif daripada pasif untuk membuat surat lebih dinamis dan mudah dipahami. Contohnya, “We will send you the information” lebih baik daripada “The information will be sent to you”.
- Perhatikan konteks surat dan tujuannya saat memilih kata kerja. Contohnya, jika Anda ingin meminta sesuatu, gunakan kata kerja yang menunjukkan permintaan seperti “request” atau “ask”.
Memilih Kata Sifat yang Tepat
Kata sifat dalam surat formal berfungsi untuk memberikan detail dan menjelaskan sifat suatu hal. Kata sifat yang tepat akan membuat surat lebih informatif dan menarik. Berikut adalah beberapa tips untuk memilih kata sifat yang tepat:
- Hindari kata sifat yang terlalu emosional atau subjektif. Gunakan kata sifat yang objektif dan mudah dipahami. Contohnya, “excellent” lebih baik daripada “amazing”.
- Gunakan kata sifat yang spesifik dan akurat untuk menggambarkan sesuatu. Contohnya, “efficient” lebih baik daripada “good”.
- Hindari menggunakan terlalu banyak kata sifat dalam satu kalimat. Kata sifat yang berlebihan akan membuat surat terdengar bertele-tele dan kurang profesional.
Contoh Penggunaan Kata Kerja dan Kata Sifat
Berikut adalah beberapa contoh penggunaan kata kerja dan kata sifat yang tepat dan tidak tepat dalam berbagai situasi:
| Situasi | Kata Kerja Tidak Tepat | Kata Kerja Tepat | Kata Sifat Tidak Tepat | Kata Sifat Tepat |
|---|---|---|---|---|
| Meminta informasi | Want, like | Request, inquire | Amazing, great | Detailed, comprehensive |
| Menyatakan terima kasih | Appreciate, thanks | Acknowledge, express gratitude | Wonderful, fantastic | Valuable, helpful |
| Menawarkan bantuan | Help, assist | Provide assistance, offer support | Good, nice | Efficient, effective |
Kata Kerja dan Kata Sifat yang Sering Digunakan dalam Surat Formal
| Kata Kerja | Makna Alternatif | Kata Sifat | Makna Alternatif |
|---|---|---|---|
| Acknowledge | Recognize, admit | Appropriate | Suitable, fitting |
| Appreciate | Value, understand | Comprehensive | Complete, thorough |
| Confirm | Verify, assure | Efficient | Effective, productive |
| Desire | Want, wish | Relevant | Pertinent, applicable |
| Enquire | Ask, question | Significant | Important, substantial |
Terakhir: Bahasa Inggris Pengirim Surat
Menguasai bahasa Inggris untuk surat formal merupakan investasi penting dalam karir Anda. Dengan memahami struktur surat, tata bahasa, dan gaya penulisan yang tepat, Anda akan mampu berkomunikasi dengan jelas, profesional, dan efektif dalam berbagai situasi formal. Ingatlah untuk selalu menggunakan bahasa yang sopan dan profesional, menghindari kesalahan umum, dan memeriksa kembali surat Anda sebelum mengirimkannya. Dengan sedikit latihan dan perhatian, Anda akan menjadi ahli dalam menulis surat formal dalam bahasa Inggris yang berkesan dan profesional.
