Surat Panggilan Interview dalam Bahasa Inggris: Panduan Lengkap

Mencari talenta terbaik untuk perusahaan Anda? Surat panggilan interview dalam bahasa Inggris menjadi jembatan pertama untuk membangun koneksi profesional dan menarik kandidat berkualitas. Bayangkan, Anda berhasil menarik perhatian calon karyawan impian, tetapi surat panggilan interview yang Anda kirim malah membingungkan atau kurang profesional. Maka, penting untuk memahami bagaimana menulis surat panggilan interview yang efektif dan memikat.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara detail tentang struktur, isi, dan contoh surat panggilan interview dalam bahasa Inggris. Simak tips praktis untuk menulis surat yang profesional dan menarik perhatian calon karyawan.

Pengertian Surat Panggilan Interview

Surat panggilan interview merupakan dokumen formal yang dikirimkan oleh perusahaan atau organisasi kepada calon pelamar kerja untuk mengundang mereka mengikuti proses interview. Surat ini berisi informasi penting tentang jadwal dan lokasi interview, serta informasi tambahan lainnya yang perlu diketahui oleh calon pelamar.

Pengertian Surat Panggilan Interview dalam Bahasa Inggris

Dalam bahasa Inggris, surat panggilan interview disebut dengan “Interview Invitation Letter”. Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan resmi kepada calon pelamar bahwa mereka telah terpilih untuk mengikuti tahap selanjutnya dalam proses perekrutan.

Contoh Kalimat Pembuka Surat Panggilan Interview yang Profesional

Berikut contoh kalimat pembuka surat panggilan interview yang profesional:

• Dear [Nama Calon Pelamar],
• We are pleased to invite you to an interview for the position of [Posisi yang dilamar].
• We are excited to invite you to an interview for the [Posisi yang dilamar] position.
• This letter is to invite you for an interview for the position of [Posisi yang dilamar] at [Nama Perusahaan].

Tujuan Utama Penulisan Surat Panggilan Interview

Tujuan utama penulisan surat panggilan interview adalah untuk:

• Memberitahukan calon pelamar bahwa mereka telah terpilih untuk mengikuti interview.
• Memberikan informasi penting tentang jadwal dan lokasi interview.
• Memberikan informasi tambahan yang diperlukan, seperti dokumen yang harus dibawa.
• Menunjukkan profesionalitas perusahaan dan keseriusan dalam proses perekrutan.

Struktur Surat Panggilan Interview

Surat panggilan interview merupakan surat resmi yang dikirimkan oleh perusahaan kepada calon karyawan yang telah lolos tahap seleksi awal. Surat ini berisi informasi penting mengenai jadwal dan detail interview, seperti waktu, tempat, dan informasi kontak. Struktur surat panggilan interview yang baik akan membantu calon karyawan memahami proses selanjutnya dan mempersiapkan diri dengan baik.

Struktur Umum Surat Panggilan Interview

Surat panggilan interview umumnya memiliki struktur sebagai berikut:

• Header (Kop Surat Perusahaan)
• Tanggal
• Alamat Penerima
• Salam Pembuka
• Perihal
• Isi Surat
• Salam Penutup
• Tanda Tangan dan Nama Terang
• Jabatan

Bagian-Bagian Penting Surat Panggilan Interview

Contoh Format Penulisan Alamat dan Tanggal

Berikut contoh format penulisan alamat dan tanggal dalam surat panggilan interview:

Jakarta, 10 Maret 2023

Kepada Yth.

[Nama Calon Karyawan]

[Alamat Lengkap Calon Karyawan]

Isi Surat Panggilan Interview

Surat panggilan interview merupakan langkah penting dalam proses rekrutmen. Surat ini berfungsi sebagai komunikasi resmi untuk mengundang kandidat yang telah lolos seleksi tahap awal untuk mengikuti interview. Isi surat panggilan interview harus dirancang dengan jelas dan informatif agar kandidat dapat memahami proses interview dan mempersiapkan diri dengan baik.

Poin-Poin Penting dalam Isi Surat Panggilan Interview

Berikut adalah beberapa poin penting yang harus disertakan dalam isi surat panggilan interview:

• Salam pembuka: Gunakan salam pembuka yang formal dan ramah, misalnya “Kepada Yth. [Nama Kandidat],”
• Perkenalan: Sebutkan nama perusahaan dan posisi yang dilamar oleh kandidat.
• Konfirmasi penerimaan lamaran: Beri tahu kandidat bahwa lamarannya telah diterima dan sedang diproses.
• Informasi tentang interview: Jelaskan jenis interview yang akan dilakukan (misalnya, interview langsung, interview online, atau interview grup). Sebutkan juga tanggal, waktu, dan tempat interview.
• Persyaratan yang perlu dibawa: Berikan informasi tentang dokumen atau persyaratan yang perlu dibawa oleh kandidat saat interview, misalnya, CV, KTP, dan surat lamaran.
• Informasi tambahan: Berikan informasi tambahan yang diperlukan, seperti nama dan kontak person yang dapat dihubungi oleh kandidat jika ada pertanyaan.
• Penutup: Akhiri surat dengan kalimat penutup yang sopan dan profesional, misalnya “Terima kasih atas minat dan partisipasi Anda.”

Contoh Kalimat untuk Waktu dan Tempat Interview

Berikut contoh kalimat yang efektif untuk menyampaikan informasi tentang waktu dan tempat interview:

“Interview akan dilaksanakan pada hari [hari], tanggal [tanggal], pukul [jam] WIB di [tempat].”

Contoh Paragraf untuk Prosedur Interview dan Persyaratan

Berikut contoh paragraf yang menjelaskan prosedur interview dan persyaratan yang perlu dibawa oleh kandidat:

“Proses interview akan berlangsung selama kurang lebih [durasi waktu] dan akan dilakukan oleh [nama tim interview]. Kami mohon Anda untuk membawa dokumen-dokumen penting seperti CV, KTP, dan surat lamaran asli saat interview. Kami juga menyarankan Anda untuk datang 15 menit lebih awal untuk melakukan registrasi.”

Bahasa dan Gaya Penulisan

Surat panggilan interview adalah pintu gerbang pertama bagi calon karyawan untuk mengenal perusahaan Anda. Oleh karena itu, penting untuk menggunakan bahasa yang formal dan profesional dalam surat panggilan interview. Hal ini menunjukkan profesionalitas dan keseriusan perusahaan dalam proses rekrutmen, sekaligus menciptakan kesan positif kepada calon karyawan.

Pentingnya Bahasa Formal dan Profesional

Bahasa formal dan profesional dalam surat panggilan interview membantu membangun citra perusahaan yang kredibel dan profesional. Hal ini penting karena calon karyawan akan menilai perusahaan berdasarkan cara Anda berkomunikasi dengan mereka. Bahasa yang sopan dan profesional juga menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan usaha mereka dalam melamar pekerjaan.

Contoh Kalimat yang Menunjukkan Kesopanan dan Rasa Hormat

• “Terima kasih atas minat Anda untuk melamar posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Kami sangat terkesan dengan kualifikasi dan pengalaman Anda.”
• “Kami ingin mengundang Anda untuk wawancara untuk posisi [Nama Posisi] yang sedang kami rekrut.”
• “Kami menghargai waktu dan perhatian Anda.”

Contoh Kalimat Penutup yang Ramah dan Positif

• “Kami berharap dapat bertemu dengan Anda dan mempelajari lebih lanjut tentang Anda.”
• “Semoga Anda memiliki hari yang menyenangkan.”
• “Terima kasih atas minat Anda dan kami berharap dapat mendengar kabar baik dari Anda.”

Contoh Surat Panggilan Interview

Surat panggilan interview merupakan salah satu dokumen penting dalam proses rekrutmen. Surat ini berfungsi sebagai undangan formal kepada calon kandidat untuk mengikuti tahap interview. Surat panggilan interview yang baik harus ditulis dengan jelas, profesional, dan informatif, sehingga calon kandidat dapat memahami dengan baik informasi yang ingin disampaikan.

Contoh Surat Panggilan Interview

Berikut adalah contoh surat panggilan interview yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

Kepada Yth. [Nama Calon Kandidat],

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan bahwa Anda telah terpilih untuk mengikuti tahap interview untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].

Interview akan dilaksanakan pada:

• Tanggal: [Tanggal Interview]
• Waktu: [Waktu Interview]
• Lokasi: [Lokasi Interview]

Anda akan diwawancarai oleh [Nama Interviewer], [Jabatan Interviewer].

Kami mohon agar Anda dapat hadir tepat waktu dan membawa dokumen pendukung seperti:

• Curriculum Vitae (CV)
• Surat Lamaran Kerja
• Ijazah dan Transkrip Nilai
• Dokumen Pendukung Lainnya (jika diperlukan)

Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi [Nama Kontak] di [Nomor Telepon] atau [Alamat Email].

Kami berharap dapat bertemu dengan Anda pada interview nanti. Terima kasih atas waktu dan perhatian Anda.

Hormat kami,

[Nama Perusahaan]

Contoh Surat Panggilan Interview untuk Posisi Marketing Manager

Berikut adalah contoh surat panggilan interview untuk posisi Marketing Manager:

Kepada Yth. [Nama Calon Kandidat],

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan bahwa Anda telah terpilih untuk mengikuti tahap interview untuk posisi Marketing Manager di [Nama Perusahaan].

Interview akan dilaksanakan pada:

• Tanggal: [Tanggal Interview]
• Waktu: [Waktu Interview]
• Lokasi: [Lokasi Interview]

Anda akan diwawancarai oleh [Nama Interviewer], [Jabatan Interviewer].

Dalam interview ini, kami akan membahas lebih lanjut tentang pengalaman dan kualifikasi Anda dalam bidang marketing, serta visi dan strategi Anda dalam mengembangkan brand dan meningkatkan penjualan perusahaan.

Kami mohon agar Anda dapat hadir tepat waktu dan membawa dokumen pendukung seperti:

• Curriculum Vitae (CV)
• Surat Lamaran Kerja
• Ijazah dan Transkrip Nilai
• Portofolio Marketing

Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi [Nama Kontak] di [Nomor Telepon] atau [Alamat Email].

Kami berharap dapat bertemu dengan Anda pada interview nanti. Terima kasih atas waktu dan perhatian Anda.

Hormat kami,

[Nama Perusahaan]

Perbedaan Format dan Isi Surat Panggilan Interview untuk Posisi yang Berbeda, Surat panggilan interview dalam bahasa inggris

Format dan isi surat panggilan interview dapat berbeda tergantung pada posisi yang dilamar. Berikut adalah beberapa perbedaan yang umum:

• Nama Posisi: Tentu saja, nama posisi yang dilamar akan berbeda di setiap surat panggilan interview. Pastikan nama posisi ditulis dengan jelas dan benar.
• Isi Surat: Isi surat dapat disesuaikan dengan persyaratan dan kualifikasi untuk posisi yang dilamar. Misalnya, untuk posisi yang membutuhkan kemampuan teknis, surat panggilan interview dapat berisi informasi tentang tes atau tugas yang akan diberikan selama interview.
• Dokumen Pendukung: Dokumen pendukung yang diminta juga dapat berbeda tergantung pada posisi yang dilamar. Misalnya, untuk posisi desainer grafis, calon kandidat mungkin diminta untuk membawa portofolio desain mereka.

Selain itu, beberapa perusahaan juga menyertakan informasi tambahan di surat panggilan interview, seperti:

• Informasi tentang perusahaan: Singkat tentang perusahaan, visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan.
• Informasi tentang tim: Informasi singkat tentang tim yang akan dihadapi calon kandidat selama interview.
• Informasi tentang budaya perusahaan: Informasi tentang budaya kerja dan lingkungan kerja di perusahaan.

Penting untuk diingat bahwa surat panggilan interview merupakan representasi awal perusahaan. Pastikan surat tersebut ditulis dengan baik dan profesional, sehingga calon kandidat dapat mendapatkan kesan positif tentang perusahaan.

Tips Menulis Surat Panggilan Interview

Membuat surat panggilan interview yang efektif adalah langkah penting dalam proses rekrutmen. Surat ini menjadi komunikasi awal yang formal antara perusahaan dan calon karyawan, dan memberikan kesan pertama yang baik. Surat panggilan interview yang baik akan meningkatkan antusiasme calon karyawan untuk mengikuti proses seleksi selanjutnya.

Menyesuaikan Bahasa dan Gaya Penulisan

Bahasa dan gaya penulisan surat panggilan interview harus disesuaikan dengan target audiens. Misalnya, jika Anda sedang merekrut posisi entry-level, bahasa yang digunakan bisa lebih santai dan informal. Namun, jika Anda sedang merekrut posisi manajemen, bahasa yang digunakan harus lebih formal dan profesional.

• Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan tidak bertele-tele.
• Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang tidak umum dipahami.
• Sesuaikan tone surat dengan budaya perusahaan.

Membuat Surat Panggilan Interview yang Efektif

Berikut adalah beberapa tips praktis untuk membuat surat panggilan interview yang efektif:

• Tulis dengan jelas dan ringkas. Pastikan informasi penting seperti tanggal, waktu, dan lokasi interview tercantum dengan jelas.
• Berikan informasi tentang posisi yang dilamar. Jelaskan secara singkat tentang posisi yang dilamar dan tanggung jawabnya.
• Jelaskan proses interview. Berikan informasi tentang format interview, durasi, dan siapa yang akan mewawancarai calon karyawan.
• Berikan informasi tentang perusahaan. Berikan informasi singkat tentang perusahaan, seperti sejarah, visi, dan misi.
• Tambahkan informasi tentang benefit. Sebutkan beberapa benefit yang ditawarkan perusahaan, seperti asuransi kesehatan, tunjangan hari raya, dan lain sebagainya.
• Berikan ucapan terima kasih. Ucapkan terima kasih kepada calon karyawan atas minat dan antusiasmenya untuk bergabung dengan perusahaan.

Checklist Surat Panggilan Interview

Sebelum mengirim surat panggilan interview, pastikan Anda sudah memeriksa beberapa hal berikut:

• Nama dan gelar calon karyawan. Pastikan nama dan gelar calon karyawan tertulis dengan benar.
• Tanggal, waktu, dan lokasi interview. Pastikan informasi ini tercantum dengan jelas dan akurat.
• Nama dan kontak orang yang akan mewawancarai. Pastikan informasi ini tercantum dengan jelas dan akurat.
• Informasi tentang posisi yang dilamar. Pastikan informasi ini tercantum dengan jelas dan akurat.
• Informasi tentang perusahaan. Pastikan informasi ini tercantum dengan jelas dan akurat.
• Format dan tata bahasa. Pastikan surat ditulis dengan format dan tata bahasa yang baik.
• Kesan pertama. Pastikan surat memberikan kesan pertama yang baik dan profesional.

Contoh Kesalahan Umum: Surat Panggilan Interview Dalam Bahasa Inggris

Surat panggilan interview adalah jembatan pertama yang menghubungkan perusahaan dengan calon karyawan. Kesan pertama yang baik sangat penting, dan surat panggilan interview yang profesional dan informatif bisa menjadi faktor penentu bagi calon karyawan untuk menerima tawaran interview. Namun, kesalahan umum dalam penulisan surat panggilan interview bisa berdampak negatif terhadap citra perusahaan dan bahkan membuat calon karyawan enggan untuk melamar.

Kesalahan Tata Bahasa dan Penggunaan Kata

Kesalahan tata bahasa dan penggunaan kata yang tidak tepat bisa membuat surat panggilan interview terlihat tidak profesional dan bahkan sulit dipahami. Berikut beberapa contoh kesalahan umum:

• Kesalahan ejaan: “Karyawan” ditulis “karyawaan”, “interview” ditulis “interviu”. Kesalahan ejaan yang sederhana bisa membuat surat panggilan interview terlihat tidak profesional dan mengurangi kredibilitas perusahaan.
• Kesalahan penggunaan tanda baca: Penggunaan koma dan titik yang tidak tepat bisa membuat kalimat menjadi ambigu dan sulit dipahami. Misalnya, “Kami mencari karyawan yang kreatif, dan memiliki pengalaman di bidang marketing.” Kalimat ini bisa diartikan sebagai “Kami mencari karyawan yang kreatif, dan karyawan yang memiliki pengalaman di bidang marketing.” Penggunaan koma yang tepat akan membuat kalimat lebih jelas.
• Kesalahan penggunaan kata: “Kami mencari karyawan yang berdedikasi” seharusnya “Kami mencari karyawan yang berdedikasi”. Kesalahan penggunaan kata bisa membuat kalimat menjadi tidak tepat dan bahkan bermakna negatif.

Kesalahan Format dan Penyusunan

Format dan penyusunan surat panggilan interview yang tidak rapi bisa membuat calon karyawan merasa tidak dihargai dan bahkan membuat mereka enggan untuk melamar. Berikut beberapa contoh kesalahan umum:

• Penggunaan font yang tidak profesional: Font yang terlalu fancy atau terlalu kecil bisa membuat surat panggilan interview sulit dibaca dan tidak profesional. Sebaiknya gunakan font yang mudah dibaca dan profesional seperti Arial, Times New Roman, atau Calibri.
• Penggunaan spasi yang tidak konsisten: Spasi yang terlalu rapat atau terlalu longgar bisa membuat surat panggilan interview terlihat tidak rapi dan sulit dibaca. Pastikan penggunaan spasi yang konsisten di seluruh surat.
• Penggunaan paragraf yang terlalu panjang: Paragraf yang terlalu panjang bisa membuat surat panggilan interview membosankan dan sulit dibaca. Sebaiknya bagi paragraf menjadi beberapa bagian yang lebih pendek.

Kesalahan Konten dan Informasi

Konten dan informasi yang tidak akurat atau tidak lengkap bisa membuat calon karyawan merasa ditipu dan bahkan membuat mereka kehilangan minat untuk melamar. Berikut beberapa contoh kesalahan umum:

• Informasi yang tidak akurat: Misalnya, “Gaji yang ditawarkan Rp 5.000.000 – Rp 10.000.000” padahal gaji yang sebenarnya hanya Rp 3.000.000 – Rp 5.000.000. Kesalahan informasi bisa membuat calon karyawan merasa ditipu dan kehilangan kepercayaan terhadap perusahaan.
• Informasi yang tidak lengkap: Misalnya, “Kami mencari karyawan yang kreatif dan memiliki pengalaman di bidang marketing.” Informasi yang tidak lengkap seperti jenis pekerjaan, deskripsi tugas, dan kualifikasi yang dibutuhkan bisa membuat calon karyawan merasa tidak yakin untuk melamar.
• Informasi yang tidak relevan: Misalnya, “Kami adalah perusahaan yang berkembang pesat dan memiliki budaya kerja yang menyenangkan.” Informasi yang tidak relevan dengan posisi yang ditawarkan bisa membuat calon karyawan merasa tidak dihargai dan kehilangan minat untuk melamar.

Pentingnya Surat Panggilan Interview

Dalam proses rekrutmen, surat panggilan interview adalah jembatan yang menghubungkan perusahaan dengan calon karyawan. Lebih dari sekadar formalitas, surat ini memiliki peran penting dalam membangun kesan positif dan mempersiapkan kandidat untuk tahap selanjutnya.

Membangun Citra Positif Perusahaan

Surat panggilan interview yang profesional dan informatif dapat membangun citra positif perusahaan di mata kandidat.

• Menunjukkan Profesionalitas: Surat yang ditulis dengan tata bahasa yang baik, format yang rapi, dan informasi yang lengkap menunjukkan bahwa perusahaan serius dalam proses rekrutmennya.
• Menunjukkan Rasa Hormat: Surat yang ditulis dengan bahasa yang sopan dan ramah menunjukkan bahwa perusahaan menghargai waktu dan minat kandidat.
• Meningkatkan Kepercayaan: Surat yang berisi informasi yang jelas dan detail tentang proses interview dapat meningkatkan kepercayaan kandidat terhadap perusahaan.

Membantu Kandidat Mempersiapkan Diri

Surat panggilan interview dapat membantu kandidat mempersiapkan diri dengan baik untuk menghadapi interview.

• Informasi Detail: Surat panggilan interview yang berisi informasi detail tentang waktu, tempat, dan format interview, serta nama orang yang akan melakukan interview, membantu kandidat untuk mempersiapkan diri dengan lebih baik.
• Pengetahuan tentang Perusahaan: Surat panggilan interview biasanya berisi informasi singkat tentang perusahaan, seperti visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan. Hal ini membantu kandidat untuk memahami budaya perusahaan dan mempersiapkan diri untuk menjawab pertanyaan terkait.
• Menyiapkan Pertanyaan: Surat panggilan interview dapat menjadi kesempatan bagi kandidat untuk menyiapkan pertanyaan yang ingin diajukan kepada interviewer.

Tips Tambahan

Setelah kamu menyiapkan isi surat panggilan interview, ada beberapa tips tambahan yang bisa kamu terapkan untuk meningkatkan efektivitasnya dan menarik perhatian kandidat.

Membuat Surat Panggilan Interview yang Menarik Perhatian

Surat panggilan interview adalah kesempatan pertama untuk membuat kesan positif pada kandidat. Selain informasi yang jelas dan ringkas, kamu bisa membuat surat panggilan interview yang lebih menarik perhatian dengan beberapa hal berikut:

• Personalization: Tambahkan sentuhan personal dalam surat panggilan interview. Misalnya, sebutkan nama kandidat, sebutkan pengalamannya yang relevan dengan posisi yang ditawarkan, atau sebutkan hal-hal yang kamu kagumi dari profil kandidat.
• Ceritakan Tentang Perusahaan: Bagikan informasi tentang perusahaan, budaya kerja, dan visi misi perusahaan. Ini akan membantu kandidat lebih memahami perusahaan dan menilai apakah perusahaan sesuai dengan nilai dan aspirasinya.
• Tawarkan Nilai Tambah: Jelaskan keuntungan bagi kandidat jika mereka bergabung dengan perusahaan. Misalnya, kesempatan pengembangan karir, lingkungan kerja yang positif, atau benefit yang menarik.
• Buat Kalimat Pembuka yang Menarik: Awali surat panggilan interview dengan kalimat pembuka yang menarik dan langsung ke poin. Hindari kalimat yang terlalu formal atau kaku. Contohnya: “Kami sangat terkesan dengan profil Anda dan ingin mengajak Anda untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai posisi nama posisi di nama perusahaan.”

Membangun Koneksi dengan Kandidat

Membangun koneksi dengan kandidat akan meningkatkan peluang mereka untuk datang ke interview. Berikut contoh kalimat yang bisa kamu gunakan:

• “Kami sangat tertarik dengan pengalaman Anda di bidang bidang keahlian dan bagaimana Anda dapat berkontribusi pada tim kami.”
• “Kami terkesan dengan proyek nama proyek yang Anda kerjakan sebelumnya, dan kami ingin mendengar lebih banyak tentang peran Anda dalam proyek tersebut.”
• “Kami sangat ingin mengenal Anda lebih dekat dan membahas potensi Anda untuk bergabung dengan nama perusahaan.”

Ringkasan Penutup

Dengan memahami struktur, isi, dan tips menulis surat panggilan interview dalam bahasa Inggris, Anda dapat meningkatkan peluang untuk menarik kandidat terbaik. Ingat, surat ini merupakan kesan pertama yang Anda berikan, jadi pastikan Anda menulisnya dengan profesional dan menarik perhatian. Selamat mencoba!